Hướng dẫn tạo khiếu nại Shop và Quản lý đơn hàng khiếu nại

Khi Quý khách đã nhận hàng và kiểm tra thấy hàng hóa bị thiếu, sai mẫu mã, lỗi hỏng,... Ngay lúc này, Quý khách hãy truy cập vào hệ thống WeLog để yêu cầu khiếu nại Shop Trung Quốc. 

I. TẠO KHIẾU NẠI

Quý khách vui lòng click vào giỏ hàng. Click vào mục “Đơn hàng”, sau đó click vào trạng thái “Đã giao hàng”, lựa chọn đơn hàng cần khiếu nại. Khi click vào “Khiếu nại” đơn hàng, giao diện sẽ hiện ra bảng thông tin.

Quý khách vui lòng chọn vấn đề của đơn hàng và lý do khiếu nại Shop Trung Quốc:

• Thiếu hàng
• Thừa hàng
• sai hàng
• Vỡ hàng
• Thất lạc 
• Xin hủy đơn
• Khác

Nếu lý do của Quý khách không giống với các trường hợp trên vui lòng chọn "Khác" và ghi rõ lý do chi tiết.

Quý khách lựa chọn hướng giải quyết qua 5 cách dưới đây và upload ảnh chụp kiện hàng đang cần khiếu nại.

• Yêu cầu Shop trả tiền
• Yêu cầu Shop bồi thường
• Yêu cầu Shop phát bù
• Yêu cầu Shop trả hàng.
• Trường hợp khác (Hướng giải quyết Quý khách đề nghị)

II. YÊU CẦU HÌNH ẢNH ĐƠN HÀNG KHIẾU NẠI

Các hình ảnh dấu * là bắt buộc tối thiểu để có thể gửi khiếu nại với shop. Các mục còn lại cần cung cấp thêm nếu có để tăng tỉ lệ khiếu nại thành công.

Trường hợp 1: Hàng thiếu.  

    - Ảnh kiện hàng/ sản phẩm các góc *: (1) Tổng quát, (2) mặt chính và mặt ngang sản phẩm (hoặc mặt trước/mặt sau).

    - Ảnh mặt bill*

    - Ảnh cân nặng kiện hàng (nếu cân được để đối chiếu với bên vận chuyển thứ 3)

    - Ảnh hóa đơn (của shop TQ gửi nếu có)

    - Video kiểm hàng (nếu có đối với hàng không chọn dịch vụ kiểm đếm)

Trường hợp 2: Hàng sai/vỡ/hỏng.

    - Ảnh kiện hàng *: (1) góc tổng quát và (2) góc bị móp bên ngoài

    - Ảnh từng sản phẩm bị hỏng *

    - Ảnh mặt bill *

    - Ảnh cân nặng nặng thực nhận (nếu cân được để đối chiếu với bên vận chuyển thứ 3)

    - Ảnh hóa đơn (của shop TQ gửi nếu có)

    - Video kiểm hàng (nếu có đối với hàng không chọn dịch vụ kiểm đếm)

Lưu ý về chất lượng hình ảnh

• Ảnh chụp đẹp rõ nét, cân đối khung hình, chụp chính diện đối với các thông số cần hiển thị. 
• Ảnh hoá đơn: đầy đủ chi tiết không bị rách mờ. 
• Ảnh mặt bill: nguyên vẹn, không tẩy xoá hoặc có chữ tiếng Việt. 
• Ảnh cân nặng: hình ảnh phản ánh cân nặng thực nhận, 1 ảnh thể hiện được hàng và chỉ số cân nặng. 
• Hình ảnh Camera: rõ nét góc kiểm, không bị mờ hoặc bị che khuất; Diễn biến camera phải liên tục, không bị ngắt đoạn. 
• Video Quý khách cung cấp phải chứng minh hàng bóc ra từ khi nguyên đai nguyên kiện đến khi hoàn thành kiểm hàng.
• Dung lượng ảnh gửi yêu cầu khiếu nại không quá 2Mb.

Ví dụ đơn khiếu nại sẽ cần đầy đủ những hình ảnh chứng minh sau:

Trường hợp Hàng bị móp méo

III. QUẢN LÝ KHIẾU NẠI

1. Đang khiếu nại

Sau khi Quý khách tạo yêu cầu khiếu nại gửi lên hệ thống, chúng tôi sẽ tiếp nhận yêu cầu và tiến hành khiếu nại, đề nghị giải quyết theo hướng khách hàng muốn với nhà cung cấp Trung Quốc. 

Đồng thời, trạng thái đơn hàng sẽ chuyển sang “Đang khiếu nại”.

2. Duyệt khiếu nại

Khi yêu cầu khiếu nại của Quý khách được chuyển sang trạng thái “Duyệt khiếu nại”, tức là nhà cung cấp Trung Quốc đã đồng ý, chấp nhận hướng giải quyết của Quý khách. 

3. Quản lý duyệt

Sau khi nhà cung cấp chấp thuận hướng giải quyết của khách hàng, chúng tôi sẽ thông báo đến Quý khách.

Ví dụ: Đối với đơn hàng yêu cầu bồi thường hay xin trả tiền, ngay khi nhà cung cấp Trung Quốc hoàn trả lại tiền vào tài khoản của HVT, chúng tôi sẽ thông báo cho Quý khách tiến hành rút tiền về ví điện tử trên tài khoản.

Với trường hợp “Đổi trả hàng”, Quý khách vui lòng gửi lại hàng đến địa chỉ Công ty, để chúng tôi gửi lại hàng hóa cho bên nhà cung cấp Trung Quốc.

4. Khiếu nại thành công/Khiếu nại thất bại

- Khiếu nại thành công là nhà cung cấp Trung Quốc đồng ý với tất cả các điều kiện của khách hàng và khách hàng không phải chịu bất cứ một thiệt hại gì. Đây là trạng thái sau khi cả 3 bên: Khách hàng, nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển đều đã giải quyết xong vấn đề khiếu nại.

- Khiếu nại thất bại là nhà cung cấp Trung Quốc không đồng ý với cách giải quyết của khách hàng. 

IV. NỘI DUNG ĐỔI TRẢ HÀNG

Sau khi duyệt phương án đổi trả Shop đồng ý với cách giải quyết, Quý khách vui lòng chuyển lại hàng hóa cần đổi/trả trong vòng 24h, về kho WeLog để chúng tôi có thể hỗ trợ gửi đổi trả cho Shop Trung Quốc.

Chú ý: Quý khách vui lòng ghi trên thùng hàng thông tin “Hàng đổi trả" + ID khách hàng + mã vận đơn”. "Mã vận đơn" là mã của Shop Trung Quốc khi phát hàng.

Trên đây là các bước tạo yêu cầu khiếu nại Shop và theo dõi quản lý khiếu nại trên hệ thống WeLog, mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Hotline: 1900.25.25.50 để được nhân viên chúng tôi tư vấn trực tiếp nhanh nhất.